ಸಂಘಟಿತರಾಗಲು ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸುವುದು

ನಿಮ್ಮ ಹೋಮ್ ಆಫೀಸ್ ಅನ್ನು (ಅಥವಾ, ಆ ವಿಷಯಕ್ಕಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಮನೆ) ಸಂಘಟಿಸುವುದಕ್ಕೆ ಬಂದಾಗ ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಜ್ ಮಾಡುವುದು ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಸಹಾಯವಾಗಲು ಏಕೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಉತ್ತಮ ಕಾರಣಗಳಿವೆ. ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕಾಗದವನ್ನು ಹೊರತೆಗೆಯಬಹುದು, ಅದು ಡ್ರಾಯರ್ಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಫೈಲ್ಗಳಿಗೆ ಸಿಲುಕಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಮೌಲ್ಯಯುತವಾದ ಡೆಸ್ಕ್ ಜಾಗವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ಡಿಜಿಟಲ್ ಫೈಲ್ಗಳು (ಸಹ ಪಿಡಿಎಫ್ಗಳು) ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪ್ರಿಂಟರ್ನೊಂದಿಗೆ ಬರುವಂತಹ ಆಪ್ಟಿಕಲ್ ಕ್ಯಾರೆಕ್ಟರ್ ರೆಕಗ್ನಿಷನ್ (ಒಸಿಆರ್) ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನೊಂದಿಗೆ ಶೋಧಿಸಬಹುದಾದ ಫೈಲ್ಗಳಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸಬಹುದು (ಎಚ್ಪಿ ಬಹಳ ತಂಪಾದ ವಿಡಿಯೋವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಅದು ಓಸಿಆರ್ ಹೇಗೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅದು ಹೇಗೆ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ನಿಮ್ಮ ಜೀವನವನ್ನು ಸರಳೀಕರಿಸುವುದು).

ಅಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯು ಯಾವುದೇ ಕೊಠಡಿಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳದೆ ಇರುವದು ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ಕಾಗದದ ಮೇಲಿರುವುದಕ್ಕಿಂತಲೂ ಹೆಚ್ಚು ಸುಲಭವಾಗಿ ಕಂಡುಬರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ನೀವು ಇಷ್ಟಪಡುವ ನಿಮ್ಮ ಡಿಜಿಟಲ್ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನೀವು ಸಿಡಿ ಅಥವಾ ಡಿವಿಡಿಯಲ್ಲಿ, ಫ್ಲಾಶ್ ಡ್ರೈವಿನಲ್ಲಿ, ಆನ್ ಲೈನ್ ಶೇಖರಣಾ ಸೌಲಭ್ಯದಲ್ಲಿ, ಅಥವಾ ಮೇಲಿನ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಉಳಿಸಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ ನಿಮಗೆ ಏನನ್ನಾದರೂ ಅಗತ್ಯವಿರುವಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಕೈಗಳನ್ನು ನೀವು ಪಡೆಯಬಹುದು ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿ ಮಾಡಬಹುದು.

ನಿಮ್ಮ ಹೋಮ್ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಡಿಜಿಟೈಜ್ ಮಾಡುವುದನ್ನು ನೀವು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಜೀವನವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸಬಲ್ಲ ಫೈಲ್ಗಳ ಸಂಘಟಿತ ಗುಂಪನ್ನು ರಚಿಸಲು ಇದು ಪರಿಪೂರ್ಣ ಸಮಯವಾಗಿದೆ. ನಿಮಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕಾಗದದ ಕೆಲಸಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸಿ, ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಂದಕ್ಕೂ ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿ. ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಕಾರ್ಡ್ ರಸೀದಿಗಳು; ಮತ್ತೊಂದು ಕಾರು ವಿಮೆ ಕಾಗದಪತ್ರ; ಫೋನ್ ಬಿಲ್ಲುಗಳು, ಕಿರಾಣಿ ರಸೀದಿಗಳು, ಗೃಹ ದುರಸ್ತಿ ಬಿಲ್ಲುಗಳು, ಮುಂತಾದವುಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ (ಅಥವಾ ತಿಂಗಳು) ಸಬ್ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಒಂದು ಸಂಘಟಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಮತ್ತು ನಂತರ ಹೊಸ ರಶೀದಿ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟಾಗ ಪ್ರತಿ ಬಾರಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮರುಹೊಂದಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುವುದನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ನೀವು ಸರಿಯಾದ ಫೈಲ್ಗೆ ಹೊಸ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು ಸುಲಭವಾಗಿದೆ.

OCR ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಅಥವಾ ಮುದ್ರಕವು ಬಂದಿದೆಯೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ (ABBYY ಫೈನ್ ರೀಡರ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ನಲ್ಲಿ ನಾನು ಕಾಣುವ ಹಲವು ಪ್ರಿಂಟರ್ಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಂಡುಬರುತ್ತದೆ). ನೀವು ಏನೂ ಕಾಣದಿದ್ದರೆ, ಪ್ಯಾನಿಕ್ ಮಾಡಬೇಡಿ. ನೀವು ವಿಂಡೋಸ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿರುವಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನಲ್ಲಿ ಈಗಾಗಲೇ ಕೆಲವು ಯೋಗ್ಯ OCR ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಈಗಾಗಲೇ ಸ್ಥಾಪಿಸಿರುವ ಉತ್ತಮ ಅವಕಾಶವಿದೆ. ಕೂಲ್ ಓಸಿಆರ್ ತಂತ್ರಾಂಶ ನೀವು ಸಂಪಾದಿಸಬಹುದಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಜೊತೆಗೆ ಆ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಪತ್ತೆ ಮಾಡುವ ಮತ್ತು ಬಳಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಮೂಲಕ ನೀವು ಈಗಾಗಲೇ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ನೀಡುತ್ತೀರಿ.

ಸಹಜವಾಗಿ, ಅದು ಇನ್ನೊಂದು ಪ್ರಮುಖವಾದ ಅಂಶವನ್ನು ತರುತ್ತದೆ: ನೀವು ಈ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮಾಡಲು ನೀವು ಒಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಇದು ದುಬಾರಿ ಅಥವಾ ಅಲಂಕಾರಿಕವಾಗಿರಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಇದೀಗ ಒಂದನ್ನು ನೋಡಲು ಉತ್ತಮ ಸಮಯವಾಗಿದೆ; ಕೆಲವು ಉತ್ತಮ ಖರೀದಿಗಾಗಿ ಫೋಟೋ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ಗಳು ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ಗಳ ಈ ವಿಮರ್ಶೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ನೀವು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಬಯಸದಿದ್ದರೆ, ಅಗ್ಗದ ಆಲ್ ಇನ್ ಒನ್ ಮುದ್ರಕವು ಕೆಲಸವನ್ನು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಆದ್ದರಿಂದ ಇಲ್ಲಿ ಹಾರ್ಡ್ ಭಾಗವಾಗಿದೆ. ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವುದು ತುಂಬಾ ಟ್ರಿಕಿ ಅಲ್ಲ; ನಿಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡುವುದು ತುಂಬಾ ಕಠಿಣವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ನೀವು ಹೊಸ ರಸೀದಿಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಪ್ರತಿ ಬಾರಿ ನೀವು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಅದನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಕಠಿಣವಾಗಿದೆ. ಇಲ್ಲವಾದರೆ, ಪತ್ರಿಕೆಗಳು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪೈಲ್ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತವೆ, ಮತ್ತು ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಸಮಯವನ್ನು ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ನೀವು ಭಾವಿಸುತ್ತೀರಿ. ಆದ್ದರಿಂದ ಅದರೊಂದಿಗೆ ಅಂಟಿಕೊಳ್ಳಿ!